"Diagnóstico preciso. Sistemas inteligentes.
Negocios que funcionan sin ti."
Negocios que funcionan sin ti."
Propuesta Comercial
Dra. Nuria Rico
Medicina Estética
Medicina Estética
Lo que encontramos
Nota: este análisis se basa en el sistema que ya diseñamos juntos y en las conversaciones directas contigo sobre cómo funciona tu consultorio día a día.
1. Lo clínico ya está resuelto — lo comercial todavía no.
Tu expediente digital, la historia clínica, los consentimientos y tus formatos de receta ya existen y funcionan. Lo que falta es que todo eso se conecte solo al flujo de una cita real, y que el lado comercial — captar prospectos, recordar citas, detectar cuándo un paciente debería volver — corra sin que alguien tenga que acordarse de hacerlo cada vez.
2. Ya generas prospectos con tus campañas — pero no quedan registrados en ningún lado.
Tus campañas de Facebook e Instagram Ads ya traen interesados. Lo que falta es que cada uno quede registrado automáticamente en un solo lugar, con respuesta inmediata, en vez de depender de que alguien lo capture y le conteste a tiempo desde el mensaje suelto.
3. Sin recordatorios automáticos, el riesgo de no-shows es real.
En medicina estética, hasta 4 de cada 10 citas sin filtro de confirmación terminan en no-show o cancelación de último momento (referencia de industria). Un recordatorio automático bien hecho reduce eso de forma significativa — y es también el mismo mensaje que hoy lleva la liga a tu Historia Clínica para que el paciente la llene antes de llegar.
4. No hay reactivación de pacientes por ventana de tratamiento.
Cada tratamiento tiene una ventana esperada de retorno, pero hoy nadie detecta automáticamente cuándo un paciente ya la pasó sin volver a agendar. Es, según la evidencia de industria, la pieza de mayor impacto en retención: 5% más de retención puede representar entre 25% y 95% más de utilidad.
5. La Historia Clínica y la Receta existen, pero no están conectadas al flujo de la cita.
Tus herramientas de captura ya están construidas y funcionan. Antes de conectarlas al sistema, las vamos a poner a prueba para confirmar que todo se registra como esperamos. Lo que falta automatizar es CUÁNDO llegan al paciente (junto al recordatorio de cita, no que alguien lo mande a mano), que tu equipo se entere en el momento en que el paciente ya respondió, y que la receta que emites quede en automático en el expediente y le llegue al paciente por correo y WhatsApp.
Este sistema no reemplaza nada de lo que ya construiste — conecta todo lo que ya existe para que corra solo, todos los días.
Lo clínico ya no depende de que alguien se acuerde de mandarlo. Lo comercial deja de depender de que alguien esté libre para contestar. El sistema corre antes, durante y después de cada consulta.
PROPUESTA · VËRA AI CONSULTORIO
Captación, recordatorios, expediente conectado y retención — todo en un solo sistema
Sistema que conecta lo clínico que ya construiste con un motor comercial que corre solo: capta prospectos, confirma y recuerda citas, dispara tu Historia Clínica y tu receta en el momento correcto, detecta cuándo un paciente debe volver, y da seguimiento después de cada consulta — con una conversación que se siente humana, no plantillas disparadas a ciegas.
Esto no es un chatbot aislado. Un chatbot responde preguntas. Este sistema organiza el proceso completo: captación, calendario, expediente, conversación con IA y los documentos médico-legales que ya construiste — todo disparándose en el momento correcto, sin que tengas que pedírselo a nadie.
| Qué incluye | Ejemplo en el día a día del consultorio |
|---|---|
M-01 · HighLevel — tu plataforma de gestión y seguimiento Pipeline comercial centralizado (prospecto → paciente) en HighLevel. Notion es excelente para guardar tu expediente clínico, pero no está hecho para gestionar conversaciones en tiempo real, pipeline de ventas ni automatizaciones de mensajería — eso es justo lo que aporta HighLevel. Los dos se complementan: Notion sigue siendo donde vive tu información clínica, HighLevel es donde se gestiona y da seguimiento a cada prospecto y paciente. | Llega un prospecto preguntando por un tratamiento. Queda registrado en HighLevel con canal de origen y mensaje inicial — y cuando se convierte en paciente, su expediente clínico sigue viéndose en Notion como siempre. |
M-02 · WhatsApp, Instagram y Facebook en un solo lugar Todos tus canales de mensajería llegan a una sola bandeja en HighLevel, con historial completo del paciente/prospecto visible para ti o tu asistente. | Una pregunta llega por Instagram sobre un tratamiento, otra por WhatsApp sobre una cita — las dos aparecen en el mismo lugar, con contexto completo. |
M-03 · SDR conversacional con IA — suena a persona, no a bot Responde a prospectos y pacientes con tono natural, califica interés, agenda y escala a ti o recepción cuando se necesita una decisión humana. | Son las 9pm y alguien pregunta por precios de un tratamiento. Recibe una respuesta natural, con la opción de agendar — no un mensaje robótico de plantilla. |
M-04 · CRM conectado a tus campañas de Facebook e Instagram Ads Ya generas prospectos con tus campañas de Facebook e Instagram Ads — lo que falta es que cada uno quede registrado automáticamente en el CRM con bienvenida inmediata, en vez de depender de que alguien lo capture del mensaje suelto. Tu página web todavía no tiene un formulario propio terminado — en cuanto lo tengas, dejamos todo listo para conectarlo también, sin trabajo adicional de tu parte. | Alguien comenta o escribe por un anuncio de Instagram. Queda registrado en el CRM con bienvenida automática; tú lo ves listo para retomar. |
M-05 · Confirmación y recordatorio de cita — con tu Historia Clínica incluida Recordatorio automático antes de la cita, con liga directa a tu Historia Clínica para que el paciente la llene antes de llegar o en sala de espera. El mismo mensaje resuelve dos cosas: confirmar la cita y adelantar la captura clínica. | 3 horas antes de su cita, el paciente recibe el recordatorio con la liga de Historia Clínica. La llena desde su celular antes de llegar. |
M-06 · Notificación interna cuando el paciente ya envió sus datos En cuanto el paciente termina su Historia Clínica, tú y recepción reciben aviso interno — para llegar a la consulta solo a completar lo que te corresponde (signos vitales, valoración), sin volver a capturar lo que el paciente ya dio. | El paciente llena su historia en la sala de espera. Recepción recibe el aviso y te avisa que ya está listo para pasar. |
M-07 · Receta conectada al expediente y al paciente, automático La receta que emites con tu propio formato queda en automático en el expediente del paciente en Notion, y se le envía por correo y WhatsApp con tus indicaciones — sin pasos manuales adicionales de tu parte. | Terminas la consulta y emites la receta. Queda archivada en el expediente y el paciente la recibe en su WhatsApp antes de salir del consultorio. |
M-08 · Reactivación automática por ventana de tratamiento El sistema detecta cuándo un paciente pasó su ventana esperada de retorno (ej. 4-6 meses para toxina botulínica) y dispara un mensaje de reactivación — sin que tu equipo tenga que acordarse de revisar quién "se enfrió". | Una paciente que se aplicó botox hace 5 meses recibe un mensaje natural preguntando cómo le fue y si quiere agendar su siguiente sesión. |
M-09 · Seguimiento post-tratamiento y solicitud de reseña/referido Días después de una consulta, el sistema da seguimiento, sugiere el siguiente tratamiento relacionado y pide reseña o referido — en el momento de mayor satisfacción del paciente. | Una semana después de un peeling, la paciente recibe seguimiento sobre cómo le fue, y se le invita a dejar una reseña. |
M-10 · Notas médicas conectadas al expediente, con dictado por vozNuevo Al terminar la consulta, dictas o escribes tu nota — el sistema ya sabe de qué paciente y qué fecha se trata (llega por una liga generada por esa cita), sin que tengas que buscar ni escribir el nombre. Queda archivada en el expediente de esa visita específica. | Terminas la consulta, dictas tu nota en el celular, y queda guardada en el expediente correcto, con fecha automática. |
M-11 · Ficha con fotos de antes/despuésNuevo Subes la foto directo desde el celular o tablet a la consulta correspondiente — queda con fecha automática, ligada a esa visita específica. | Después de un procedimiento, tomas la foto y queda archivada junto con el resto del expediente de esa cita. |
M-12 · Carga de identificación oficial en la Historia ClínicaNuevo El paciente adjunta la foto de su identificación oficial al llenar su Historia Clínica desde casa, en el mismo formulario que ya usa. | El paciente llena su historia clínica antes de la cita y adjunta su INE en el mismo formulario, sin pasos adicionales. |
M-13 · Personalización por contexto del pacienteNuevo El tono es el mismo para todos — el mismo trato profesional y cálido. Lo que se ajusta es que el mensaje usa el historial real de cada paciente (qué tratamiento tiene, cuándo fue su última visita) para ser más relevante, no un aprendizaje de personalidad. | A una paciente que tuvo botox hace 5 meses se le habla de su ventana de reactivación específica, no de un mensaje genérico igual para todos. |
5% más de retención de pacientes puede representar entre 25% y 95% más de utilidad para un consultorio.
Benchmark de industria — automatización en med spas, 2026
Recordatorios automáticos de cita reducen el no-show entre 15% y 38% frente a no tener ningún filtro.
Benchmark de industria — retención y agenda en med spas, 2026
Setup
Cortesía
Sin costo de implementación
Retainer mensual
desde $547
USD/mes · según tu volumen de pacientes — ver detalle en Términos
Propuesta válida por 30 días naturales. Después de ese periodo, Vëra AI deberá volver a cotizar y los precios pueden cambiar.
Add-on financiero (opcional)Nuevo
Módulo aparte, no incluido por default en el retainer — lo activas cuando tú decidas, sin tener que renegociar el resto del sistema. +$147 USD/mes.
| Qué incluye | Ejemplo en el día a día |
|---|---|
Catálogo de tratamientos con precio, en tu plataforma de gestión Un solo catálogo de precios que sirve dos cosas a la vez: al agendar, el sistema ya sabe el precio aproximado del tratamiento; y ese mismo catálogo alimenta tus estadísticas de qué se vende más, directo en tu plataforma de gestión. | Agendas a una paciente para su 2da sesión de botox — el sistema ya trae el precio estándar de ese tratamiento, sin que nadie lo escriba a mano. |
Registro de cobros por método de pago Cada cobro (efectivo, transferencia, tarjeta) se registra en tu plataforma de gestión, ligado al tratamiento y al paciente correspondiente — y se espeja automáticamente a una base nueva en tu Notion llamada "Cobros", para que también quede ahí donde ya estás acostumbrada a mirar. No hay que capturarlo dos veces. | Cobras en efectivo al terminar la consulta y lo registras en el mismo sistema donde ya está agendada la cita — un solo paso, y aparece solo en tu Notion. |
Historial financiero conectado al expediente del paciente El expediente de cada paciente en Notion muestra, directo en su ficha, cuánto ha invertido contigo en total — construido sobre esa misma base "Cobros", no es una tabla aparte que tienes que ir a buscar y filtrar. | Abres el expediente de una paciente frecuente y ves de un vistazo cuánto ha gastado contigo desde que es tu paciente. |
Vistas de estadísticas — por tratamiento, por mes, pacientes frecuentes Además del reporte nativo de tu plataforma de gestión, tienes vistas organizadas en tu expediente: qué tratamiento genera más ingreso, tu registro contable mes a mes, y quiénes son tus pacientes más frecuentes o de mayor gasto. | Al cierre de mes, revisas de un vistazo qué tratamiento fue el que más vendiste y cuánto entró por cada forma de pago. |
Dashboard financiero descargable en Excel Una hoja con tablas y gráficas ya armadas (ingreso por método de pago, top tratamientos, consumo por paciente) que puedes descargar como archivo de Excel cuando quieras revisar a fondo. | Descargas el archivo de Excel con las gráficas listas, sin tener que armar nada a mano. |
Identificación de pacientes frecuentes / de alto valor El sistema detecta, con base en tu historial de cobros, quiénes son tus pacientes más frecuentes o de mayor gasto — para que tú decidas qué trato especial darles. | Identificas quién es tu paciente de mayor gasto acumulado y decides cómo consentirla especialmente. |
Retainer Total
desde $694
USD/mes · sistema completo, con la automatización financiera incluida
Desglose
$547 + $147
Retainer Nivel 1 + add-on financiero (sube a $744 en Nivel 2 — ver Términos)
El software de gestión más completo del mercado cuesta $421 USD/mes — y aun así manda el mismo mensaje fijo a todos, no lee tus redes sociales, y no se conecta a tu Notion. Para eso tendrías que sumar tres herramientas más. Este sistema ya las trae todas integradas.
Cómo funciona, paso a paso
Este es el recorrido real de un prospecto hasta convertirse en paciente recurrente — qué corre solo y dónde intervienes tú o tu equipo, en el orden en que pasa.
Automático corre solo, sin que nadie tenga que acordarse
Tú / tu equipo requiere que alguien del consultorio actúe
Ambos tú haces tu parte, el sistema hace el resto solo
☚ desliza en horizontal para ver el diagrama completo ☛
Decisión operativa
Tu consultorio ya digitalizó lo difícil. Ahora falta conectarlo — para que corra solo, todos los días.
El riesgo no está en la calidad de tu atención — está en que cada prospecto, cada cita, cada nota y cada paciente que debería volver sigan dependiendo de que alguien se acuerde de hacerlo manualmente. Hoy WhatsApp, Instagram, tu expediente en Notion y tu agenda viven separados; este sistema los conecta en un solo recorrido, de principio a fin.
01
Captura y agenda cada prospecto solo — sin que nadie tenga que estar pendiente del chat.
02
Conecta historia clínica, consentimientos, notas con dictado y fotos — todo archivado en Notion sin subirlo a mano.
03
Reactiva a quien debe volver hablándole con su propio historial — y, si lo activas, también lleva tus cobros.
El sistema ya está diseñado para tu consultorio, con la opción de sumar el control financiero cuando tú decidas. La pregunta no es si lo necesitas — es cuándo lo activamos.
VËRA AI — Advisory & Systems
"Diagnóstico preciso. Sistemas inteligentes. Negocios que funcionan sin ti."
Lo que necesitamos de tu lado
El plazo de entrega comienza a contar a partir de la fecha en que recibimos la siguiente lista completa.
Accesos requeridos
✓ Acceso de administrador a tu Notion (workspace "Consultorio - Medicina Estética")
✓ Conectar tu número actual de WhatsApp a HighLevel en modo "coexistencia" — sigues usando la app que ya conoces, sin perderla
✓ Acceso de administrador a Meta Business Manager (Instagram/Facebook)
✓ Acceso al dominio/página donde está tu formulario de contacto
Materiales requeridos
✓ Reglas de seguimiento por tratamiento: cuánto tiempo después de cada procedimiento se da seguimiento y qué se sugiere
✓ Horarios reales de atención del consultorio
Términos del servicio
Tiempos de entrega
Go Live en 3 semanas aproximadamente
| Días 1–5 | Confirmación de accesos. Configuración de HighLevel: pipeline, canales, conexión de WhatsApp en coexistencia, catálogo de tratamientos. |
| Días 6–12 | Conversación con IA, recordatorios, Historia Clínica conectada (incluyendo carga de identificación oficial), prueba de tus formatos de consentimiento y receta. |
| Días 13–18 | Notas médicas con dictado por voz, ficha con fotos de antes/después, personalización por contexto del paciente. |
| Días 19–21 | Conexión de receta al expediente y envío dual. Sesión de validación con escenarios reales. |
| Go Live | El sistema entra en operación. El retainer comienza a partir de este punto. |
Qué incluye el retainer mensual
Cubre la operación continua del sistema completo: pipeline, canales conectados, conversación con IA personalizada por el contexto de cada paciente, recordatorios, expediente conectado (Historia Clínica con carga de identificación, notas médicas con dictado, fotos de antes/después), reactivación, seguimiento e invitación a referir. Incluye soporte ante errores o ajustes menores de flujo.
Niveles y límites de mensajería incluidos
El retainer tiene dos niveles según tu volumen de pacientes activos al mes:
| Nivel 1 hasta ~50 pacientes | $547 USD/mes — 500 mensajes de conversación con el asistente de IA · 400 notificaciones automáticas (recordatorio, aviso interno, receta, reactivación) · 200 mensajes de imágenes/PDF de tratamientos y promociones |
| Nivel 2 51 a 100 pacientes | $597 USD/mes — 1,000 mensajes de conversación · 800 notificaciones automáticas · 400 mensajes de imágenes/PDF de tratamientos y promociones |
Para tu volumen actual de consultas, el Nivel 1 está sobrado. Si en algún momento tu volumen crece de forma sostenida, se pasa al Nivel 2. Si el uso real supera cualquiera de los límites del nivel vigente en un mes puntual, el excedente se factura aparte ese mes, al costo real de la plataforma.
Condición del setup sin costo
El setup se entrega sin costo. Se recomienda utilizar el sistema por un mínimo de 12 meses para aprovechar al máximo todo lo que se construyó — no es una condición obligatoria, es nuestra recomendación.
Qué NO incluye este engagement
Control de cobros, dashboard financiero y segmento de clientes VIP (disponible como add-on financiero, +$147 USD/mes — ver detalle en la página de Propuesta)
Cobro en línea con tarjeta vía liga de pago (depende de que definas tu procesador de pago y termines tu página web — se agrega cuando estés lista)
Perfilamiento psicológico o de personalidad de pacientes — el sistema personaliza el mensaje por el contexto del paciente (historial, última visita), no realiza evaluaciones psicológicas
Gestión de campañas de Meta/Instagram Ads (disponible como servicio adicional)
Facturación electrónica y conciliación bancaria automatizada (disponible como servicio adicional)
Excedente de mensajería por encima de los límites del nivel contratado (se factura aparte, al costo real de la plataforma)
Nuevos módulos o integraciones fuera de lo descrito aquí (se cotizan aparte)
Garantías
Garantía de entrega: El sistema no se considera entregado hasta que pipeline, canales, conversación con IA, recordatorios, Historia Clínica conectada y envío de receta estén funcionando en la sesión de validación.
Garantía de operación: Si en los primeros 30 días de Go Live hay una falla técnica que impida el funcionamiento básico, se resuelve sin costo adicional.
Preguntas frecuentes
Sobre la conversación con IA
¿Los pacientes van a saber que hablan con un sistema automatizado?
Sí, y está diseñado para sentirse natural de cualquier forma — tono humano, no plantillas rígidas. Lo que cambia no es la honestidad sobre quién contesta, es la velocidad y disponibilidad de la respuesta.
¿Qué pasa si un paciente pregunta algo médico que el sistema no puede contestar?
El sistema escala a ti o a tu equipo con el contexto completo de la conversación — nunca improvisa sobre temas clínicos o de tratamiento.
¿Le habla distinto a cada paciente según su personalidad?
No. El tono es el mismo para todos — el mismo trato profesional y cálido que ya representa tu consultorio. Lo que sí cambia es que el mensaje usa el historial real de ese paciente (qué tratamiento tiene, cuándo fue su última visita) para ser más relevante. La evidencia en CRM de salud muestra que ese tipo de personalización — por contexto, no por tono — es lo que mejora la adherencia a tratamientos, reduce no-shows y sube la satisfacción del paciente; aprender un "tono" distinto por cada persona no tiene ese mismo respaldo, y suma el riesgo de que el consultorio no se sienta como una sola voz consistente.
¿De dónde saca el sistema el contexto de cada paciente?
Del historial que ya vive en tu sistema — tratamientos previos, fecha de su última visita, si está en ventana de reactivación. No hay un análisis nuevo que correr: es información que el sistema ya tiene y usa en el momento de escribirle.
Sobre tu expediente y documentos
¿Se modifica mi Historia Clínica, mis consentimientos o mi formato de receta?
No. Tus herramientas siguen funcionando exactamente como las construiste. Lo que el sistema agrega es CUÁNDO se disparan (ligado al recordatorio de cita) y A DÓNDE llega la notificación o el documento — no cambia el diseño ni el contenido de lo que ya hiciste.
¿Sigo viendo a mis pacientes en Notion?
Sí. Notion sigue siendo donde vives tu expediente clínico. El sistema solo refleja ahí lo comercial — no tienes que aprender ni migrar a otra herramienta.
Sobre las notas médicas y el dictado por voz
¿Se guarda la grabación cuando dicto una nota?
No. El audio se usa solo el momento en que lo dictas, para convertirlo en texto — lo que queda archivado en el expediente es el texto, no la grabación.
¿Qué tan preciso es el dictado con vocabulario médico?
Elegimos el servicio de transcripción por su mejor manejo de términos médicos frente a la opción gratuita del navegador — pero ningún dictado se guarda "en crudo" sin que antes lo revises tú.
¿Tengo que revisar el texto antes de que se guarde?
Sí, siempre. Por ser un documento médico-legal, la nota nunca se archiva sola — el texto (dictado o tecleado) llega primero a ti para que lo confirmes o edites, y solo entonces queda en el expediente.
Sobre las fotos de antes/después
¿Cómo subo las fotos, cuántos pasos son?
Abres el formulario dedicado desde tu celular o tablet, tomas la foto directo con la cámara — no tienes que buscarla en tu galería — y queda ligada a esa consulta con fecha automática. Un solo paso de tu lado.
Sobre el add-on financiero
Si no activo el módulo financiero ahora, ¿pierdo algo?
No. El resto del sistema funciona completo sin él. Simplemente no vas a tener registro de cobros, dashboard ni segmento de pacientes VIP hasta que lo actives — no es una decisión que tengas que tomar hoy.
Si lo activo más adelante, ¿hay que reconfigurar o pausar algo?
No. Se agrega como pieza adicional al sistema que ya está corriendo, sin tocar ni renegociar lo demás. El registro de cobros empieza a sumarse desde que lo activas — no se reconstruye lo que pasó antes.
Sobre los niveles de mensajería
¿Qué pasa si un mes me paso del límite de mi nivel?
Ese excedente se factura aparte, al costo real de la plataforma — no te cambia de nivel de golpe ni interrumpe el servicio. Si fue un mes puntual (una promoción, más consultas de lo normal), solo pagas ese excedente y ya.
¿Cómo sé en qué nivel estoy o si ya debería subir de nivel?
Arrancas en Nivel 1 — te sobra para tu volumen actual. El cambio de nivel no depende de un mes con más pacientes: si tu consultorio crece de forma sostenida, te lo confirmamos como parte del soporte mensual, antes de que cambie tu precio — no es algo que tengas que estar revisando tú.